本政策適用於世界養生研究學院（WHPI）的全體教職員、導師及學員（包括所有修讀本校認可資歷之人士），特別針對涉及涉嫌或實際發生之不當行為（Malpractice）或行政管理失當（Maladministration）的情況。同時，本校職員亦須依循此政策，確保所有調查工作以一致的方式處理。
本政策闡明了本校教職員、學員及其他相關人員在舉報涉嫌或實際不當行為／行政管理失當個案時必須遵循的步驟，以及本校在處理此類案件中的責任。同時亦訂明了本校審視案件時的程序性步驟。
參與本校資歷之管理、評核及品質保證工作的職員，以及所有學員，均必須充分了解本政策的內容。本校亦設有相應機制，以預防及調查任何不當行為及行政管理失當的事件。
世界養生研究學院（WHPI）將每年檢討本政策一次，作為年度自我評估的一部分，並會因應以下情況適時修訂：學員及客戶的反饋；本校實務操作的變更；監管機構或外部機構的行動；法例修訂；或過往舉報個案中識別出的趨勢。
此外，本政策亦可能因應實際運作經驗而更新，以確保本校處理涉嫌不當行為及行政管理失當個案的安排持續有效。
不當行為本質上指任何蓄意違反規例、損害內部或外部評核過程完整性及／或證書有效性的活動或做法。涵蓋任何故意的行動、疏忽、失責或其他足以損害或可能損害以下任何一項的做法：評核過程、資歷的完整性、成績或證書的有效性、本校的聲譽及可信度，以及資歷界別或更廣泛學術社群的誠信。
不當行為可包括從未能妥善保存紀錄或系統，到為申領證書而故意偽造紀錄等各種問題。
就本政策而言，此詞彙亦涵蓋行為失當以及對特定學員群體的不必要歧視或偏頗。
以下類別列出本校及學員可能涉及的不當行為例子。請注意，這些例子並非詳盡無遺，僅作為理解本校對不當行為定義的指引：
行政管理失當本質上指任何導致不符合行政規例及要求的活動或做法，包括在校內持續出現錯誤或管理不善（例如不恰當的學員紀錄）。
任何人如發現或獲悉任何涉嫌或實際的不當行為或行政管理失當個案，必須立即通知本校院長。通知時須以書面或電郵形式提出，並附上適當的佐證。
所有舉報必須盡可能包含以下資料：
院長隨後會進行初步調查，確保參與初步調查的人員具備適當能力，且與調查結果沒有個人利益衝突。
在所有舉報個案中，本校將根據保密責任及／或其他法律義務，保護「舉報人」的身份。
有時，舉報不當行為或行政管理失當的人士可能希望保持匿名。雖然我們傾向於知悉您的身份及聯絡方式，但若您擔心可能遭受不利後果，可要求院長不披露您的身份。
我們會調查匿名舉報的個案，但在與被指控者對質前，會嘗試透過獨立調查確認舉報內容。
根據監管要求，本校將迅速審查所有涉嫌行政管理失當及不當行為的個案，以確定是否確實發生，並採取一切合理措施防止事件造成不良影響。
我們會在48小時內向外部相關方確認收到舉報。
院長負責確保調查以迅速有效的方式進行，並遵循本政策所訂程序。院長會指派合適的職員領導調查，確定不當行為或行政管理失當是否屬實，並審查本校收到或收集的任何佐證。
在適用的情況下，若我們認為有不當行為或行政管理失當事件可能導致資歷頒授無效，或可能影響另一頒證機構，院長將通知適當的監管機構。
若舉報可能影響另一頒證機構及其服務，我們亦會按照監管機構施加的義務通知該機構。若我們不知道受影響機構的詳細資料，將要求監管機構協助識別應被通知的相關方。
我們的目標是在收到舉報後的10個工作日內採取行動並完成調查的所有階段。
所有調查的基本原則是公平、合理及合法地進行，確保無偏見地考慮所有相關證據。為此，調查將基於以下廣泛目標：
調查過程中可能涉及向相關方索取進一步資料，及／或與涉案人員進行面談。因此，我們將會：
若本校職員或合作夥伴正接受調查，我們可能會暫停其職務或將其調至其他崗位，直至調查完成。
在整個調查過程中，院長將負責監督調查團隊的工作，確保遵循正當程序、已收集及審查適當證據，並與相關外部方聯絡及通報進度。
調查完成後，我們會擬備報告草稿予相關方核實事實準確性。任何後續修訂將由相關方與我們共同商定。報告將：
若舉報是由獨立第三方提出的，我們亦會在作出決定後的10個工作日內通知他們結果，但若披露某些細節會違反保密責任或其他法律義務，我們可能保留部分資訊。
若調查是針對本校內部職員，報告將由常務董事與相關內部管理人員共同確認，並實施適當的內部紀律處分程序。
若調查證實確實發生不當行為或行政管理失當，我們將考慮採取以下行動，以：
我們可能採取的行動包括：
若相關方希望就我們的制裁決定提出上訴，請參閱本校的投訴程序。
